隱私權政策

1. 個人資料之蒐集

本所於達成利用目的所需之範圍內，以合法且適當之方式蒐集個人資料。

所蒐集之資料可能包含姓名、聯絡方式（電子郵件與電話號碼）、國籍、在留資格與在留期間、諮詢內容，以及執行受託業務所需之其他事項。

免費諮詢之預約，係透過 Microsoft 公司提供之預約服務 Microsoft Bookings 受理，您所填寫之內容將於該公司之服務上處理與儲存。

本所於預約階段不會蒐集在留卡號碼、My Number、護照號碼等識別編號。如有需要，將於正式委託後另以安全之方式取得。

2. 個人資料之利用目的

本所於下列目的之範圍內利用所蒐集之個人資料。

（1）回覆洽詢與諮詢。

（2）安排諮詢日程及當日之聯繫。

（3）執行受託業務，包含製作申請文件並向相關機關提交。

（4）業務相關之報告、聯繫及費用請款。

（5）製作並保存法令規定之簿冊。

3. 個人資料之利用

本所不會超出前項利用目的之範圍利用個人資料。如需變更利用目的，將事先取得本人同意。

本所不會為寄送廣告或宣傳資料而利用個人資料。

4. 第三方披露

除法令另有規定之情形外，未經本人同意，本所不會將個人資料提供予第三方。

為執行受託業務，本所將於必要之範圍內，向出入國在留管理廳、法務局及其他相關機關提交文件。此係履行委任契約之一部分。

5. 外部服務之利用與跨境傳輸

本所使用 Microsoft 公司提供之 Microsoft 365（包含 Microsoft Bookings、Exchange Online 及 Microsoft Teams）處理預約、電子郵件、文件保管與線上諮詢，因此個人資料處理之一部分係委託予該公司。

預約頁面並非本所之網站，而係由該公司營運之頁面。於該頁面之個人資料處理，同時適用該公司之隱私權聲明。

隨著該公司對上述服務之營運、維護與支援，個人資料可能於日本境外受到處理。有關移轉目的地國家之個人資料保護制度等資訊，請參閱該公司公開之資料。

以 Microsoft Teams 進行線上諮詢時，音訊與視訊將經由該公司之服務傳輸。未經本人同意，本所不會錄音或錄影。

請勿於預約表單中填寫需特別留意之個人資料（如人種、信仰、病歷、犯罪紀錄等）。如確有必要，本所將於正式委託後另以安全之方式詢問。

6. 個人資料之安全管理措施

本所為防止個人資料之外洩、滅失或毀損等，採取組織性、人員性、物理性及技術性之安全管理措施。

電子資料限定可存取之人員，並實施多因素驗證及通訊加密；紙本資料則保管於可上鎖之處所。

因預約而取得之個人資料中，未進展為正式委託者，將於取得後滿一年時刪除。已受託案件之紀錄，於法令規定之保存期間屆滿後銷毀。

7. 個人資料之揭露、更正、停止利用等

本人或其代理人請求揭露、更正、追加、刪除、停止利用、消除或停止提供予第三方本所所持有之個人資料時，本所將依法令確認身分後，不遲延地予以處理，且不收取手續費。

有關預約之資訊，亦可由本人透過預約確認郵件中之連結自行變更或取消。

8. 聯絡窗口

有關個人資料處理之洽詢、揭露等請求及申訴，請透過 Transitus行政書士事務所（電子郵件 info@as-transitus.com／電話 070-2369-6160）聯繫。

9. 本方針之修訂

本所可能因法令修正或業務內容變更而修訂本方針。修訂後之內容，自公布於本頁面時起適用。

制定日期: 2026年8月3日